Die traditionelle Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung im Procure-to-Pay-Prozess ist oft durch einen hohen manuellen Aufwand, Fehleranfälligkeit und fehlende Transparenz gekennzeichnet. Insbesondere unkonventionelle Datenformate und inkonsistente Informationen erhärten die Automatisierung und belasten die Finanzabteilung zusätzlich. Die präsentierte KI-basierte Lösung adressiert diese Herausforderungen direkt:
- Automatisierte Rechnungserfassung: Durch OCR und Machine Learning werden eingehende Rechnungen automatisiert erfasst und relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum extrahiert.
- Automatischer Abgleich: Die extrahierten Daten werden automatisch mit Bestellungen, Verträgen und Wareneingängen abgeglichen.
- Effiziente Bearbeitung: Standardfälle werden vollautomatisch verarbeitet; Rückfragen und manuelle Prüfungen beschränken sich auf Ausnahmen.
- Pünktliche Zahlungen: Zahlungen werden zuverlässig ausgelöst, der Status jeder Rechnung ist jederzeit transparent einsehbar, und potenzielle Fehler oder Compliance-Verstöße werden proaktiv gemeldet.
Technisch setzt die Lösung auf:
- Intelligente Datenauslese
- RPA (Robotic Process Automation) zur Automatisierung von Routine-Transaktionen
- Generative KI zur intelligenten Kategorisierung
- Benutzerfreundliche Dashboards und automatisierte Dokumentationen zur Sicherstellung der Compliance und lückenlosen Nachverfolgbarkeit.
Organisatorisch ermöglicht die Lösung, dass Mitarbeitende sich auf Ausnahmen und komplexe Sachverhalte konzentrieren können, während Routinearbeiten automatisiert ablaufen. Die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und Controlling wird durch digitale Workflows und klare Verantwortlichkeiten vereinfacht.
Der Mehrwert für Unternehmen ist erheblich:
- Prozessbeschleunigung & Fehlerreduktion: Die digitale Automatisierung beschleunigt Prozesse und minimiert Fehlerquellen.
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Schnellere und zuverlässigere Zahlungen stärken die Beziehungen und ermöglichen Skontovorteile.
- Erhöhte Transparenz & Compliance: Echtzeit-Transparenz erhöht die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit, während die konsequente Einhaltung von Compliance-Anforderungen Verstöße vermeidet.
- Mitarbeiterentlastung: Die Entlastung von monotonen Aufgaben steigert die Mitarbeitermotivation und fördert Innovation.
Die Reduzierung der Verarbeitungszeiten pro Rechnung von Tagen oder Stunden auf wenige Minuten, die Verhinderung von Doppelzahlungen durch maschinellen Abgleich und die Minimierung des Klärungsaufwands durch digitale Nachverfolgbarkeit führen zu erheblichen Kosteneinsparungen. Unternehmen profitieren strategisch von einer gesteigerten Prozessqualität, einer verbesserten Liquiditätssteuerung und einem optimierten Working Capital. Die skalierbare Lösung ermöglicht Wachstum ohne proportionalen Personalaufbau.
Das Kernproblem liegt darin, dass die Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung im Procure-to-Pay-Prozess traditionell von erheblichem manuellen Aufwand und Ineffizienz geprägt ist. Dies manifestiert sich in:
- Hohem manuellen Aufwand: Wiederholende, zeitaufwendige Tätigkeiten dominieren.
- Fehleranfälligkeit: Erhöhtes Risiko von fehlerhaften oder doppelten Zahlungen.
- Verzögerungen: Verlängerte Bearbeitungszeiten und potenzielle Zahlungsverzögerungen für Lieferanten.
- Compliance-Risiken: Mögliche Verstöße gegen Compliance-Vorschriften.
- Mangelnde Transparenz: Fehlende Nachverfolgbarkeit und Übersicht über Prozessschritte.
Darüber hinaus erschweren unkonventionelle Datenformate und inkonsistente Informationen in Rechnungen und Bestellungen die Automatisierung und Prüfung, was den administrativen Aufwand weiter erhöht und die Effizienz der Finanzabteilung beeinträchtigt.
Rechnungen werden automatisch erfasst, wichtige Informationen schnell extrahiert und mit Bestellungen oder Verträgen abgeglichen.
- Rückfragen und manuelle Prüfungen reduzieren sich auf Ausnahmen, da Standardfälle vollautomatisiert bearbeitet werden.
- Zahlungen werden pünktlich ausgelöst.
- Der Status jeder Rechnung ist jederzeit transparent einsehbar.
- Potenzielle Fehler oder Compliance-Verstöße werden proaktiv gemeldet.
Der gesamte Arbeitsprozess wird dadurch strukturierter und stressfreier.
Ziel der Lösung: Was soll erreicht werden?
Das primäre Ziel ist die vollständige Automatisierung und Optimierung des Procure-to-Pay-Prozesses:
- Reduktion manueller Tätigkeiten
- Minimierung von Fehlern und Doppelzahlungen
- Einhaltung von Compliance-Vorgaben
- Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und -zahlung
- Schaffung maximaler Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Funktionsweise: Wie funktioniert die Lösung?
Die Lösung kombiniert technische und organisatorische Aspekte:
Technisch:
- OCR (Optical Character Recognition) und Machine Learning: Lesen und analysieren eingehender Rechnungen (PDF, Scan, E-Mail-Anhang).
- KI-gestützte Extraktion: Automatisches Extrahieren relevanter Informationen (Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantendaten, Fälligkeitsdatum, Bestellnummern).
- Automatisierte Abgleiche: Überprüfung mit Bestellungen, Verträgen und Wareneingängen; Freigabe zur Zahlung bei Übereinstimmung.
- Prüfhinweise: Generierung von Hinweisen bei Unstimmigkeiten (Preisabweichungen, Doppelte Rechnungen, fehlende Bestellungen) zur Klärung durch Mitarbeitende.
- RPA (Robotic Process Automation): Automatisierung von Routine-Transaktionen (Buchung im ERP-System, Freigabe von Zahlungen, Kostenverrechnung).
- Generative KI: Unterstützung bei Ausgabenkategorisierung, intelligenter Freigabe risikoarmer Vorgänge und Identifikation von Workflow-Engpässen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Echtzeit-Dashboards zur Anzeige des Rechnungsstatus, offener Aufgaben und potenzieller Risiken.
- Automatisierte Dokumentation: Zuverlässige Einhaltung von Compliance-Anforderungen und lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Prozessschritte.
Organisatorisch:
Die Lösung ermöglicht eine Neuausrichtung der Arbeitsweise: Mitarbeitende konzentrieren sich auf Ausnahmen und komplexe Fälle, während Routinearbeiten automatisiert ablaufen. Die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und Controlling wird durch transparente, digitale Workflows und klare Verantwortlichkeiten vereinfacht.
Die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses mit KI und ML bietet Unternehmen bedeutende Vorteile. Durch eine strukturierte und durchgängige Digitalisierung beschleunigen sich Prozesse, und Fehlerquellen werden minimiert.
- Lieferanten werden schneller und zuverlässiger bezahlt, was Geschäftsbeziehungen stärkt und Skontovorteile sichert.
- Echtzeit-Transparenz über den Status jeder Rechnung erhöht die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit im Finanzbereich.
- Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wird konsequent gewährleistet, und potenzielle Verstöße frühzeitig erkannt.
- Mitarbeitende werden von Routineaufgaben entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Ausnahmebearbeitung und Prozessoptimierung konzentrieren, was die Zufriedenheit und Innovation fördert.
Kosten- oder Zeiteinsparungen:
Die Lösung reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand deutlich, da Standardfälle vollautomatisch abgewickelt werden.
- Verarbeitungszeiten pro Rechnung sinken drastisch – von Tagen oder Stunden auf wenige Minuten.
- Maschinelle Prüfung und automatisierter Abgleich vermeiden Doppelzahlungen und fehlerhafte Buchungen.
- Automatisierte Abweichungs- und Ausnahmeerkennung minimieren den Klärungsaufwand und verhindern kostspielige Korrekturen.
- Die digitale Nachverfolgbarkeit spart Zeit bei Audits.
- Insgesamt lassen sich Personalkosten einsparen, der Bedarf an temporären Kräften sinkt, und Kosten durch Fehler und Strafen werden reduziert.
Strategische Vorteile:
Die automatisierte Procure-to-Pay-Lösung verschafft Unternehmen nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
- Gesteigerte Prozessqualität und Transparenz ermöglichen eine bessere Steuerung der Liquidität und Optimierung des Working Capitals.
- Eine hohe Datenqualität und lückenlose Dokumentation optimieren die Vorbereitung auf Compliance-Prüfungen.
- Die Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung erlaubt eine Expansion ohne proportionalen Personalaufbau.
- Die kontinuierliche Identifizierung von Prozessengpässen fördert kontinuierliche Verbesserungen.
- Das Unternehmen wird als moderner, digitaler Geschäftspartner wahrgenommen, was die Attraktivität für Lieferanten und Kunden erhöht.
